代表事務所（RO）には収益を生み出す機能はありませんが、市場調査、市場拡大へのアプローチ、ブランドや製品のプロモーション、顧客対応といった機能を担っています。そのため、代表事務所の設置は極めて重要といえます。では、ベトナムにおける代表事務所の設置手続きとコンプライアンス、そして解散手続きはどのようになっているのでしょうか。Viettonkin Consultingの以下の記事では、代表事務所の設置・終了手続きおよび関連する論点について有用な情報をお伝えします。ベトナムでの事業展開に役立つ情報を、ぜひご一緒に確認していきましょう。
ベトナムにおける代表事務所の設置手続きとコンプライアンス
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代表事務所（RO）のコンプライアンス
代表事務所（RO）の設置は、ベトナムで法人を設立する最も簡単かつ迅速な方法の一つです。報告義務も、外資系企業（FOC）に比べて簡素です。
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ROは直接収益を生み出す活動を行うことが禁じられており、市場調査、取引先の開拓、法令や規制に関する情報収集に業務が限定されているため、コンプライアンス要件もFOCより簡素です。
手続き要件チェックリスト（2021年改訂版）
- 税務・会計手続き
必須：
- 個人所得税（PIT）の確定申告
- 複数の所得源を有する個人、または海外から直接所得を得ている個人の個人所得税確定申告
留意すべき業務：
- 税務調査に備え、適切な請求書・証憑を添えて現金出納帳および小口現金カードを整備する
- 納税申告書、納付書および納税領収書を再確認する
- 税務当局との間で残高および納税状況の突合を行う
- 年間活動報告
- 年間の事務所運営状況に関する報告書を作成し、商工局（Department of Industry and Trade）に提出する
- 賃金・労働に関する手続き
必須：
- 国内の各従業員について、労働契約および年間の新たな給与・所得に関する雇用契約付属書に署名する。
- 外国人労働者に対しては、任命書および年間所得の確認書を提出する。
- 給与体系、労働規則、労働協約などを登録・調整し、規程および福利厚生制度を更新する。
- 休暇、時間外労働時間、懲戒、昇給など、更新が必要な事項について従業員管理台帳の情報を整備する。
留意すべき業務：
- 所得確認手続きを実施し、季節労働者および海外から直接所得を得ている従業員に対して個人所得税の源泉徴収票を発行する。
- 税務当局に対する個人所得税の自己確定申告の対象者リストを確定する。
解散の手続きとコンプライアンス
公布された法令に従って代表事務所の解散手続きを行うには、企業は以下の手順をすべて実施する必要があります。
ステップ1：税務当局に対して納税者番号（TIN）の停止手続きを行う。
ステップ2：印章の返還、または印章を使用しない旨の確認手続き（印章がない場合）。
ステップ3：代表事務所の解散に関する書類を準備する。
ステップ4：申請書類を提出する
ステップ5：結果を受け取る
納税者番号（TIN）の停止手続き
代表事務所の納税者番号の手続きを完了するには、管轄の税務当局に申請書を提出する必要があります。必要となる書類は以下のとおりです。
- 納税者番号の停止に関する公文書。
- 構成員評議会（有限責任会社）／取締役会（株式会社）／オーナー／事業主（個人事業）による代表事務所閉鎖の決定書。
- 代表事務所の解散に関する取締役会／構成員評議会の議事録。
- 会社の申請担当者に対する委任状。
代表事務所の印章の返還または印章を使用しない旨の確認に関する案内
2015年7月1日に施行された「2014年企業法」によると、これより前に代表事務所を設置した場合、代表事務所の閉鎖手続きを完了する際には、警察に対して印章を返還するか、印章を使用していない旨を確認するための書類を提出する必要があります。お客様向けにご案内する書類一式は以下のとおりです。
- 印章を使用していない旨の確認書または印章返還に関する公文書。
- 代表事務所の解散決定書。
- 代表事務所の閉鎖に関する取締役会の議事録。
- 委任状および会社の提出担当者に関する紹介状。
- 印章登録証明書の原本、および印章を保有している場合はその印章。
代表事務所の解散に必要な書類一式
番号および印章に関する手続きを完了した後、企業が次に行うべき作業は、代表事務所を閉鎖するための書類一式を準備することです。
代表事務所の書類一式には、以下が含まれます。
- 代表事務所の解散通知（様式は「通達20/2019/TT-BKHDT」の別紙IIからこちらでダウンロードできます）。
- オーナー／取締役会／事業主／構成員評議会による代表事務所閉鎖の決定書。または所管国家機関による取消決定。
- 取締役会／株主総会の議事録（該当する場合）。
- 代表事務所の活動登録証明書の原本（公証済みのコピーでも可）。
- 印章（ある場合）または警察機関が発行する印章未使用証明書。
- 納税終了通知。
- 投資証明書とともに発行された代表事務所の活動登録情報の追加・更新申請書（様式は「通達20/2019/TT-BKHDT」の別紙II-19からこちらでダウンロードできます）。
- 申請者に対する委任状／会社の紹介状（様式）
- 代表事務所の従業員数またはその福利厚生の一覧（該当する場合）。
- 企業が未払いの債務額の一覧（税金の未払いおよび社会保険料の未払いを含む）、および債権者一覧（該当する場合）。
代表事務所の閉鎖に向けた申請書の提出
代表事務所の解散手続きを行う際、企業は代表事務所の所在地を管轄する事業登録所に通知を送付する必要があります。
次に、企業は以下の2つの方法で申請できます。
- 代表事務所の所在地を管轄する事業登録所に直接赴く。
- ウェブサイト（https://dangkykinhdoanh.gov.vn/）からオンラインで提出する。
結果を受け取る
登録所が有効な申請書を受領してから、以下の処理を含め約5営業日を要します：申請書の審査 => データベース上のステータスを代表事務所の登録から終了へ変更 => 代表事務所の活動終了通知の発行（申請書が有効な場合）。
登録所が書類を確認した結果、誤りや漏れがあると判断した場合、企業に対して書類の修正・補足通知を発行します。
留意点
・従業員に対する責任：代表事務所を解散しようとする場合、国内・外国の事業者は事前に通知を行い、賃金支払い義務を履行し、賃貸契約や労働契約を終了させる必要があります。
・税務当局に対して：税務に関するすべての義務および手続きを履行する必要があります。
・代表事務所が1年以上停止されているにもかかわらず、事業主が事業登録所または税務当局に届け出ていない場合、活動登録証明書は取り消されます。取り消しを避けるため、事業を一時停止する予定がある企業は、代表事務所の一時停止手続きを行う必要があります。
・代表事務所の所在地がベトナム国内にない場合、企業は当該国の規制に従って解散手続きを行う必要があります。その後、30日以内に、代表事務所の解散を本店所在地を管轄する事業登録所に通知してください。
