ベトナムのリモートワーク人材の採用と管理

人口が約1億人に達するベトナムは、優秀なリモート従業員を採用できる有力な拠点として台頭しています。また、多くのベトナム人専門人材が海外へ移住する中、オフショア採用によって、企業は採用プロセスにかかる費用を抑えながら、はるかに大きな人材プールにアクセスできるようになります。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行は、多くの企業に対し、リモートワークを長期的な解決策として移行するための体制を整備することを余儀なくさせました。本記事では、ベトナムにおけるリモートワーク人材の採用プロセスとリモート管理に関するアドバイスとヒントをお伝えします。

雇用主がベトナムでリモートワーク従業員の採用を検討すべき理由

まず、柔軟なスケジュールにより、従業員は移動時間を節約しながらワークライフバランスを維持できます。ベトナムでは、従業員は激しい交通渋滞に耐えたうえで午前8時に出社し、帰宅時にはさらに30～60分の渋滞に巻き込まれる、という状況に陥る必要がありません。これにより、生産性と業務パフォーマンスが向上します。

リモート雇用は、雇用主がより幅広い人材プールにアクセスできるようにもします。特に、ベトナムの高度技能労働者は通常、ハノイやホーチミン市といった主要都市に集中しているためです。オフィス勤務の場合、従業員は物理的に職場に出勤することが必須となり、地理的な面で応募できる範囲が制限されます。優秀な人材を惹きつけ、定着させる力こそが、企業の競争力を高める鍵となります。

オフィスに在籍するスタッフが少なくなれば、従来型のオフィススペースやその他のオフィス関連コストにかかる費用も減ります。組織がコストを削減できるだけでなく、従業員も交通費や保育費の支出を抑えることでコストを削減できます。

雇用主がリモート採用を再検討すべきもう一つの理由は、多くのベトナム人専門人材が母国に戻ってきており、人材不足を克服しようとする企業にとって、彼らをオフショアで雇用することが現実的な選択肢として浮上していることです。リモートで働くことで、従業員は自国で生活しながら働くことができ、外国企業は優秀な従業員を確保できるだけでなく、雇用コストも削減できます。

採用プロセスと管理

ベトナムの労働法と規制

採用キャンペーンを開始する前に、採用プロセスを最大限に活かすための基本的な法律や規制を把握しておくことが重要です。ベトナムでは、雇用契約は季節労働契約、有期労働契約、無期労働契約に分類されます。季節労働契約は最も短く、期間は約1年以下です。有期労働契約は1～3年で、無期労働契約は雇用期間がより流動的ですが、イベント関連会社など一部の業界では推奨され、有利です。

リモートワーカーを雇用する前に、契約書には次の事項を明確に記載する必要があります。（1）スタッフの従業員保険、（2）具体的な職務内容、（3）一定額の給与。ベトナム人労働者の最低賃金は月額160万ベトナムドン～442万ベトナムドンです。換算すると、およそ68米ドル～190米ドルとなります。ただし、リモートワーカーは主に技能を持つ人材であるため、企業内での階層が上がるにつれてこの金額も膨らむことを想定しておくべきです。

所得税と社会保険もベトナムでは厳格に運用されています。個人所得税は最低5％から最高35％の範囲です。社会保険については、ベトナム人従業員は所得の平均8％を拠出することが義務付けられています。雇用主側は残りの17.5％を負担することが義務付けられています。雇用主はさらに、医療保険として3％、失業保険として1％を負担します。この税制は主にベトナム人労働者向けに設計されていますが、同時に雇用主の権利も保護されています。

最後にリモート採用を計画しているどの国でもそうであるように、ベトナムでは賞与、福利厚生、休暇は雇用主に課されるものであり、雇用主はベトナム人スタッフにこれらを公平に提供する必要があります。

リモート従業員の採用と管理に関するヒント

リモート従業員向けに求人を掲載する前に、採用活動を改善できるいくつかの簡単な準備ステップがあります。

特に専門的な才能を必要とするニッチな業界では、事前に候補者を探しておくことで、適任者を見つけられる可能性が高まります。
既存のネットワークを活用して候補者の紹介を得るか、対象国でネットワークの構築を始めましょう。これには大学や教育機関との連携、従業員紹介プログラムなどが含まれます。
Github、Stack Overflow、Redditなど、候補者が利用するオンライン上の場に注意を払いましょう。
採用活動を始める前に雇用ブランドを構築しましょう。新たな環境に進出した企業は、特にアジアの文化では信頼性の欠如に悩まされることがあります。

これらの戦略は、直前になって求人広告を修正したり採用チャネルを微調整したりするよりも、長期的に必ず役立ちます。そして、いざリモート従業員を雇用する段階になったら、選考プロセスを改善するために覚えておくべき重要な実践事項がいくつかあります。

現地の競合他社を調べ、自社のオファーが競争力を持つようにしましょう。彼らはどのような福利厚生を提供していますか。職務を表すのにどのような役職名を使っていますか。
採用プロセスには複数の人を関与させましょう。個人ごとに特有のバイアスがあるため、チームで取り組むことで候補者の潜在的な問題をより容易に特定できます。
構造化面接を実施し、技術力をテストして採用の効果を高めましょう。履歴書は良い出発点になりますが、それだけでは十分ではありません。体験型面接も良い方法として推奨されます。
現在のチームメンバーを関与させましょう。書類選考を通過した応募者に現在のチームメンバーと会ってもらい、新たな採用者がチームに馴染めるかどうかを確認することを検討してください。オンライン環境であっても、すべての候補者が適合するわけではありません。将来の衝突や生産性の低下を避けるため、他のメンバーと効果的に協働できるかどうかを候補者自身に判断してもらうことが重要です。

理想的な人材を採用できたら、それを維持できるかどうかが鍵となります。以下は、リモートチームの管理に役立つさまざまなアプローチです。

期待事項についてオープンに伝えましょう。雇用予定者は職場に居合わせないため、企業文化や価値観に適合しているかを知ることは困難です。したがって、混乱を避けるため、最初から会社の価値観について明確に伝えることが重要です。
新しいチームメンバーと関わりを持ちましょう。リモートスタッフはチームの一員であると感じる必要があります。一緒に時間を過ごすことは離職率を大きく下げ、新スタッフがチームに馴染む速度を高めることができます。
新スタッフが早く意味のある仕事を始められるようにしましょう。チームに障壁（マネジメントの不備や業務配分の問題など）があると、そのスタッフを失うリスクが高まります。

リモートワークのガイドライン

短期的な問題を想定しておく。まず、従業員がリモートで働く場合、接続性やその他の関連する問題が発生することが予想されます。ITスタッフが常に対応できる体制を整え、ITリソースへのアクセスを時間外も維持することで、こうした問題を緩和できます。ベトナムで効果的に使用できる企業コミュニケーションツールがある場合は、ベトナム在住のスタッフがそれらを使うための十分なガイダンスを得られるようにし、ログインする必要があることを周知してください。従業員にアプリ（Teams / Sharepoint Onlineなど）を携帯電話にダウンロードするよう求めることも検討してください。リモートワークを行う際には、今後数週間のシニア人材向けの明確で定期的なコミュニケーションスケジュールを設定することも重要です。

コミュニケーションが鍵です。リモートワーク従業員と明確にコミュニケーションを取りましょう。可能であれば、ビデオ会議などの視覚的なコミュニケーション手法を用い、会議中は画面を共有し、メールではスクリーンショットや図を使って依頼内容をより分かりやすく説明し、グループで仕事の話をする際にはチャットプラットフォームを活用しましょう。

コラボレーションを促しましょう。文書やファイルを共有するための文書管理システムを導入してください。Google DriveやDropboxなどのツールはこれに最適です。ファイル共有をメールに頼らないでください。メールは失われる可能性があり、最新版や変更点を追跡するのが難しくなるからです。効率的に働くために必要なツールを提供し、全員がそれらを使いこなせるようにしてください。バーチャルチーム向けの無料ツールもほかにも多数あります。

明確な期待値を設定しましょう。毎週、リモートワーク従業員とステータスミーティングを行いましょう。本人に期待されるタスクを確認し、目標を設定し、タイムラインを定め、進捗についてフィードバックを行いましょう。業績評価の正式なプロセスを設けましょう。リモートワーク従業員が自分の成果を把握できなければ、より良くしようという意欲を持つことはできません。

トラッキングシステムを導入しましょう。リモートワーク従業員を細かく管理するのではなく、効率的に働ける柔軟性を与えるべきですが、完全に本人の裁量に任せてしまうのも避けましょう。時間給で支払う場合は労働時間の申告を求め、タイムトラッキングソフトウェアを使って実際にその時間働いているかを確認できます。

最後に、チームの一員であると感じてもらいましょう。社内で起きていることについてのニュースレターを送りましょう。相手を覚えていること、気にかけていることを示しましょう。信頼関係を築き、個人的なレベルでも相手を知ろうと努めましょう。休暇シーズンには贈り物を送りましょう。可能であれば、年に一度本社に招いて、大きなチームとして集まりましょう。