パンデミックが猛威を振るったとき、多くの企業、とりわけシンガポールの企業は自宅での勤務を余儀なくされました。多くの企業がリモート業務へと移行し、グローバルな人材プールから採用を行っています。シンガポールでのリモートワークは従業員に柔軟性をもたらしますが、企業はこの移行に伴う成長痛を経験しています。本記事では、リモートチームがしばしば失敗する理由と、問題を回避する方法についてお伝えします。ぜひ読み進めてください。
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リモートワークチームが失敗する理由と問題を回避する方法
通常、リモートワークは従業員にとって柔軟性の向上とより良いワークライフバランスを可能にします。ビデオ会議ソフトウェア、コラボレーションプラットフォーム、クラウドサービスなどのテクノロジーが人々をつなぎ続け、どこからでもいつでも会議を行い、プロジェクトを完了できるようにします。
とはいえ、仕事と家庭生活の境界は曖昧になりがちであり、通信環境の不良やビデオ会議の途中での接続切断など、技術の進歩に依存することによるデメリットも存在します。
リモートチームを失敗させる要因はほかにもありますが、ありがたいことに、それを回避する方法も存在します。それは何でしょうか。シンガポールで成功するリモートワークチームを実現する方法を見ていきましょう。
1. リモート環境への適応
ここでの問題は、シンガポールでのリモートワークが誰にとっても新しいものであるという点です。
つまり、リモートワークの体制を敷くことも多くの労働者にとって新しい経験です。残念ながら、リモート環境への移行を難しいと感じる人もおり、一人で、あるいはオフィス以外の環境で働く能力も、誰もが持っているスキルではありません。
適応できない従業員のパフォーマンスは低下します。チームの強さは最も弱いメンバーによって決まるからです。1人でも問題を抱える従業員がいれば、チームの他の全員に影響が及びます。
解決策は、誰にとってもコミュニケーションが容易であることを確保することです。
リモートチームにコミュニケーション用のツールを提供しましょう。メッセージアプリなど、効果的なコミュニケーションに必要なツールを従業員が持てるようにしてください。また、チームが必要とするすべての機能が備わっていることも確認しましょう。たとえば、複数のプラットフォームで利用できるアプリケーションを導入します。そうすれば、デスクを離れているときでも、誰もが会話に加わりやすくなります。
議論を始めましょう。チーム内の会話のきっかけをあなたが作ることもできます。グループチャットで質問を投げかけ、全員に考えを共有してもらうのです。さらに、自身の経験を共有すると、他のメンバーも知見や似た経験を共有しやすくなります。
2. コラボレーションはリモートチームの重要な要素
問題は、従業員が協働しないことです
メンバー同士が協働し、連携しなければ、リモートチームは失敗します。これは異なるタイムゾーンに分散したチームではよくあることです。自分がオンラインのときにオンラインでない人と協働するのは、確かに困難です。
解決策は、協働を促すスケジュールを設定することです。
リモート従業員向けに共通の勤務時間を設定できます。リモート環境では自然発生的な協働が制限されます。従来のオフィス勤務とは異なり、同僚のところへ歩いていって議論を始めるわけにはいきません。
これをリモートワークで代替するのが、メッセージを送るか、同僚に通話への参加を依頼することです。チーム全員がオンラインでなければならない特定の時間帯を設定するとよいでしょう。さらに、定例会議を設けることで、チームメンバー同士が近況を共有できます。
3. リモートワークの手順
問題は、手順を守らないことがリモートチームの失敗を招くことです。
職場環境がオフィスでないと、従業員は自分が仕事中であることをすぐに忘れてしまいがちです。その結果、従業員がプロセスやルールを守れなくなります。メンバーが正しく業務を進められないと、リモートチームは失敗します。あなたのプロセスが他の従業員に影響を及ぼす場合、特に深刻です。
解決策は、オンボーディングのプロセスを改善することです。
この問題を避けるには、適切なオンボーディングプロセスが必要です。新しい従業員を迎える際には、手順を明確に説明しなければなりません。各ステップの重要性についても伝える必要があります。
新入従業員を注意深く見守ることで、オンボーディングプロセスがどれだけ機能しているかを測る基準を持てます。さらに、従業員が参照できる文書を用意すれば、手順を常に意識する助けになります。
4. リモートワークにおける個人の境界線
ここでの問題は、従業員がバーンアウトするとリモートチームが失敗することです
したがって、在宅勤務をする従業員にとって境界線を引くことが重要です。同じ場所で生活と仕事をすることは、勤務時間と個人の時間の重なりを招きかねません。リモートワーカーの間ではバーンアウトを経験することが非常に一般的です。
バーンアウトすると、生産性と仕事の質が低下します。従業員の健康にも悪影響を及ぼします。
解決策は、ワークライフバランスを促進することです
従業員が働きすぎていないことを確認し、リモートチームに自分のための時間を取るよう常に促す必要があります。従業員が必要な時間をはるかに超えて働いていないか確認しましょう。
リモート従業員と1対1で話し合い、状況を確認することができます。また、働きすぎている従業員とも話をしましょう。
5. リモート従業員を効果的にマネジメントする
問題は、上司がリモート従業員をマイクロマネジメントすることです。
リモートチームが失敗する理由は、マネジメント側にあることもあります。マイクロマネジメントは、リモートであれ対面であれ、企業において居場所がありません。
マイクロマネジメントは従業員に悪影響を及ぼし、リモートワーカーにとって上司が常に監視している状態は非常に煩わしく感じられます。人によっては、休みなく働き続け、バーンアウトにつながることもあります。
解決策は、リモート従業員を信頼することです。
従業員が業務を遂行し、必要なタスクを完了すると信頼してよいのです。納期に間に合わなかったり、質の低い成果物を提出したりしたときに、どのように改善できるかを話し合うために介入すればよいのです。
リモートチームがなぜ失敗したのかと疑問に思っているなら、その原因は上記の理由のいずれかかもしれません。とはいえ、それらを回避する方法、そしてシンガポールでのリモートワークを円滑に進める方法を今はご存じなので、あまり心配する必要はありません。
結論として、リモートワークチームに注意を払い、チーム内に問題を見つけたらすぐに対処すべきです。あなたとチームの間で何が起きているのかを特定できれば、あらゆる問題は解決でき、その後、解決策を見い出せます。
